Dokumentation von APPEC

Ausführliche Dokumentation und Übersicht aller Funktionen von APPEC.

Übersicht

1. Einleitung in APPEC
  1.1. Was ist APPEC?
  1.2. Grundfunktionen
  1.3. Unterstützte Geräte
  1.4. Support

2. Alle Funktionen genau erklärt
  2.1. Anmeldung, Registrierung und Passwort Zurücksetzung
  2.2. Einstellungen
  2.3. Allgemeine Ansichtseinstellungen
  2.4. Mitarbeiter
  2.5. Kategorien
  2.6. Hersteller
  2.7. Modelle
  2.8. Ordner
  2.9. Artikel
  2.10. Prüfung
  2.11. Export

Das Verwaltungsprogramm „APPEC“ ist eine offene digitale Online-Plattform für die individuelle Aufnahme aller Arbeitsgeräte sowie Verwaltung und Speicherung der vom Gesetz vorgesehenen Kontrollen der Schutzausrüstungen und Geräte.

1.2.1. Zustand der Artikel

Zeigt an, in welchem Zustand sich der Artikel befindet: 

▣ zu alt: Artikel verfallen
▣ überfällig: Prüfung überfällig
▣ demnächst: Prüfung demnächst überfällig
▣ geprüft: Artikel geprüft
▣ lagernd: Artikel nicht in gebrauch 
▣ nicht zu Prüfen: Artikel ohne Prüfung
▣ nicht gefunden: Artikel nicht gefunden
▣ ausgemustert/in Reparatur: Artikel ausgemustert oder in Reparatur

1.2.2. Zentrale Datenbank

APPEC besitzt eine zentrale Datenbank mit den gängigsten Modellen, deren Eigenschaften und Prüfungsfragen. Alle Elemente der zentralen Datenbank, egal ob Modelle, Hersteller oder Kategorien, können in Ihre eigene Datenbank importiert werden.

Hinweis: Die Elemente werden immer in der Sprache, die gerade eingestellt ist, angezeigt. Wenn man zum Beispiel ein Modell in deutsch importieren will, dann muss die Oberfläche auf deutsch eingestellt sein.

Bevor Sie ein Element importieren, muss immer sichergestellt werden, dass alle Eigenschaften der Richtigkeit entsprechen, da APPEC nicht 100% garantieren kann, dass die Daten des jeweiligen Elements korrekt sind.

Wenn ein Element, z. B. ein Modell importiert wurde und APPEC die Daten aktualisiert, kann das Modell in Ihrer Datenbank ebenfalls aktualisiert werden. Sollten Sie dies nicht wollen, dann können Sie die Verbindung zur zentralen Datenbank komplett lösen.

1.2.3. Digitales Prüfungsformular

Alle Prüfungsformulare können digital ausgefüllt, fotografisch dokumentiert und exportiert werden. Sollte ein Hersteller keine expliziten Fragen für ein Modell haben, dann können Sie folgende Standardfragen einfügen.

1. Frage

• Prüfen Sie, dass Seriennummer und CE-Kennzeichnung vorhanden und lesbar sind
• Prüfen Sie, dass die Lebensdauer des Produkts nicht überschritten ist
• Sauberkeit und Integrität

2. Frage

Überprüfung und Wartung laut Vorgaben des Herstellers

1.2.4. Inventarverwaltung

Alle Artikel und dessen Eigenschaften werden in Ihrer Datenbank gespeichert. D. h. Sie können APPEC auch als Inventarliste verwenden. Somit haben Sie eine strukturierte Übersicht Ihrer Artikel, egal ob sie geprüft werden müssen oder nicht.

1.2.5. Suche der Artikel

Dank einem Filter und einer intuitiven Suchleiste können Sie die Suche individuell einstellen und finden so schnell und einfach jeden Artikel. 

1.2.6. NFC-, QR-Code, Barcode-Scanner

APPEC unterstützt auch das Scannen von NFC-Chips, QR-Codes oder Barcodes. 

Sollten Sie ein nicht unterstütztes Gerät verwenden, kann der NFC-, QR-, oder Barcode manuell eingegeben werden.

1.2.6.1. Unterstützende Geräte

QR-Codes und Barcodes können mit jedem Endgerät, welches über eine Kamera verfügt, gescannt werden

Alle Infos über NFC/RFID finden Sie hier >>

1.2.7. Cloud-basiertes System

Alle Daten werden auf unserem Server gespeichert und besitzen ein Backup. Da APPEC auf einem Cloud-System basiert, braucht es immer eine Verbindung zum Internet. Das Cloud-System bietet den Vorteil, dass von überall auf die Daten zugegriffen werden kann und keine Daten auf dem gerade verwendeten System gespeichert werden. Somit kann man nur mit einem Zugang auf die Daten zugreifen. Sollte das verwendete Gerät kaputt gehen, gehen keine Daten verloren.

APPEC verwendet keinen zertifizierten Server, es besteht somit die Gefahr, dass Daten (trotz mehrfachem Backup) verloren gehen könnten. Deshalb empfehlen wir, Prüfungen immer zu exportieren und auf einen zertifizierten Server abzuspeichern.

1.2.7.1. Datensicherung und Backup

Sollten Sie unabsichtlich Daten löschen, können wir im Notfall das Backup einspielen. Ein Backup wird täglich gemacht. Für mehr Informationen kontaktieren Sie den Support.

APPEC kann mit diesen Systemen verwendet werden:

· Webbasiertes System im Browser
· Als APP im Android Play-Store
· Als APP im iOS APP-Store

Alle Versionen zum Download finden Sie unter: appec.it/#download

1.3.1. Browser

Da APPEC auf einem webbasierten System aufgebaut ist, kann die Applikation über jeden modernen Browser unter diesem Link app.appec.it aufgerufen werden. Damit die Oberfläche richtig funktioniert, sollten Sie immer die aktuellste Version Ihres Browsers verwenden. Da die Oberfläche responsiv ist, passt sie sich auch auf Smartphones und Tablets an. Im Browser kann APPEC nicht auf Sensoren wie NFC-Reader zugreifen. Dafür sollten Sie die nativen Apps für das jeweilige Gerät oder ein Lesegerät verwenden (Alle Infos über NFC/RFID finden Sie hier >>)

Hinweis: Wir empfehlen den Browser von Google “Google Chrome”.

1.3.2. Smartphone und Tablet

Über die Stores von iOS und Android können Sie die App herunterladen und auf Ihrem Gerät verwenden.

1.3.2.1. Android

Die Android-Version kann im Play-Store heruntergeladen und installiert werden. Sollte Ihr Android-Smartphone NFC unterstützen, können Sie NFC-Chips mit der App scannen. QR- und Barcodes können mit der Kamera gelesen werden. 

Hinweis: Auf dem Android Gerät muss mindestens die Android Version 4.4 oder höher installiert sein.

1.3.2.2. iOS

Die iOS-Version kann im APP-Store heruntergeladen und installiert werden. NFC funktioniert in der iOS-Version nur bei iPhones ab iPhone 7. QR- und Barcodes können mit der Kamera gelesen werden. 

Hinweis: Auf dem iOS Gerät muss mindestens die iOS Version 10 oder höher installiert sein.

Sollten Sie Probleme bei der Verwendung oder Installation von APPEC haben, können Sie jederzeit den Support von APPEC unter folgender E-Mail kontaktieren: support@appec.it

2.1.1 Registrierung

Um sich bei APPEC registrieren zu können, rufen Sie folgenden Link auf: https://app.appec.it/register. Füllen Sie das Formular aus und akzeptieren Sie die AGB und Datenschutzbestimmungen. Danach können Sie APPEC für 90 Tage testen. Der Account muss über die übermittelte E-Mail innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, da der Account andernfalls deaktiviert wird. 

Sie können auch mehrere Accounts anlegen und mit Ihrem Benutzerzugang zwischen den Accounts wechseln. Dabei müssen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden und auf den Accountnamen klicken, dort erscheinen dann alle Accounts, auf welche Sie Zugriff haben. Wenn Sie einen neuen hinzufügen möchten, können Sie einfach auf das Pluszeichen klicken und einen neuen Account anlegen.

2.1.2 Anmeldung

Um sich bei APPEC anmelden zu können, rufen Sie folgenden Link auf: https://app.appec.it/.

Geben Sie Ihre Anmeldedaten an. Sollten Sie sich nicht anmelden können, dann kontaktieren Sie Ihren Administrator oder melden Sie sich beim Support (support@appec.it).

2.1.3 Passwort vergessen?

Wenn Sie das Passwort vergessen haben sollten, klicken Sie beim Anmeldefenster  (https://app.appec.it/) auf den Link: “Passwort vergessen?”. Geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse an und es wird Ihnen ein Link zugesendet. Wenn Sie auf diesen klicken, öffnet sich wieder einw Seite im Browser, in der Sie ein neues Passwort angeben können.

2.1.4 Profil löschen

Um Ihr Profil zu löschen, melden Sie sich bei APPEC an und navigieren Sie in der Kopfzeile oben rechts auf “Ihr Profil”. Bei den Profileinstellungen erscheint unten links ein Button mit dem Text “Profil löschen”. Sie erhalten eine Nachricht, welche von Ihnen bestätigt werden muss. Nachdem Sie diese bestätigt haben, wird Ihr Profil komplett gelöscht. Sollten Sie bereits Prüfungen angelegt haben, bleibt Ihr Namen auf diesen bestehen. 

2.1.5 Konto löschen

ACHTUNG: Bevor Sie diesen Schritt durchführen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Ihr Konto hierbei komplett und ohne Widerruf gelöscht wird. Deshalb empfehlen wir zuerst einen Export durchzuführen, damit Sie Ihre durchgeführten Prüfungen nicht verlieren.

Um das komplette Konto zu löschen, müssen Sie sich bei APPEC mit einem Admin-Konto anmelden. Und im Menü auf “Einstellungen” klicken. Dort befindet sich unten links ein Button mit dem Text “Konto Löschen”. Wenn Sie auf diesen klicken, müssen Sie die Kontolöschung zuerst mit “Ja” bestätigen, danach wird Ihnen ein Code an die E-Mail-Adresse von den Kontoinformationen gesendet. Dieser Code muss in das entsprechende Eingabefeld eingeben werden und auf “OK” geklickt werden. Sollten Sie APPEC bereits abonniert haben, wird dieses Abonnement deaktiviert und Ihr Konto komplett gelöscht. Wenn die Löschung erfolgreich war, bekommen Sie noch eine Bestätigung per E-Mail gesendet.

Sie gelangen in die Einstellungen, wenn Sie sich mit einem Admin Profil bei APPEC anmelden und im Menü auf “Einstellungen” klicken.

2.2.1. Branding (Design anpassen)

Das Design der Oberfläche kann Ihrer Firma oder Ihren Vorlieben angepasst werden. Auch beim Export werden die eingestellten Farben und das Logo eingefügt.

2.2.1.1. Farbe

Um die Farbe zu ändern, klicken Sie auf das Kästchen neben dem Hexadezimal Code und wählen Sie eine Farbe aus. Das Layout passt sich in Echtzeit an und Sie sehen gleich das Ergebnis. Sollten Sie eine bestimmte Farbe für das Layout bereits vorbereitet haben, geben Sie einfach den Hexadezimal Code der Farbe an.

2.2.1.1. Logo

Um Ihr Logo einzufügen, klicken Sie auf das Bild unter der Farbauswahl. Wählen Sie ein Bild im PNG Format aus. Das Bild muss sich im PNG Format befinden und sollte nicht größer als 1MB sein. Wir empfehlen eine Größe von 512×512 px.

2.2.1.2. Logo für Export

Das Logo für den Export wird bei den exportierten PDFs in der Kopfleiste eingefügt. Das Bild muss sich im PNG Format befinden und sollte nicht größer als 1MB sein. Wir empfehlen eine Größe von 640×154 px. 

2.2.2. Kontrollintervall

Der Kontrollintervall gibt an, wann die Artikel und Ordner den gelben Zustand (demnächst zur Prüfung) erreichen. D. h. Wenn man z. B. 90% als Kontrollintervall angibt, werden die Artikel nach 90% der verstrichenen Zeit der letzten Kontrolle gelb. Bei 12 Monaten wäre das ca. 1 Monat, bevor die Prüfung überfällig wird.

2.2.3. Abonnement starten (Paket wählen)

Um ein Abonnement starten zu können, muss das in den 90 Tagen Testzeit geschehen. Nach dem Abschließen ist die Testphase abgeschlossen und es werden die Monate vom Zeitpunkt des Abonnements bis zum Ende des Jahres in Rechnung gestellt. Z. B. Abonnieren Sie APPEC im April, wird Ihnen eine Rechnung vom April - Dezember gestellt. Danach wird Ihnen das Abo immer anfangs Jänner für die nächsten 12 Monate in Rechnung gestellt.

2.2.3.1. Pakete

Wir bieten verschiedene Paket an. Wählen Sie ein Paket, welches für Sie geeignet ist. Sollten Sie mehr als 5.000 zu prüfende Artikel besitzen, wählen Sie das Paket “Eigen”. Schreiben Sie uns, wie viele Artikel Sie besitzen und wir erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot.

Wenn Sie ein Paket ausgewählt haben, geben Sie Ihre Rechnungsdaten in den Kontoinformationen an und wählen Sie eine Zahlungsmethode aus. Sollte Ihr Land nicht ausgewählt werden können, kontaktieren Sie den Support (support@appec.it). Nachdem Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern. Das APPEC Team kontrolliert Ihre eingegebenen Daten und erstellt das Abonnement. Sobald alles eingestellt ist, werden Ihre Einstellungen wieder freigegeben und Sie bekommen Ihre erste Rechnung über E-Mail zugesendet.

2.2.3.2. Zahlungsart

2.2.3.2.1. Kreditkarte

Wenn Sie als Zahlungsart die Kreditkarte auswählen, wird Ihnen der Betrag für das Abonnement bei Fälligkeit automatisch abgezogen. Bei gewissen Kreditkarten muss die Bezahlung mittels Bestätigungscode oder App manuell von Ihnen bestätigt werden. Wenn dies der Fall ist, wird Ihnen eine E-Mail gesendet, damit Sie die Zahlung manuell durchführen können.

2.2.3.2.2. Überweisung

Wenn Sie als Zahlungsart die Überweisung auswählen, wird Ihnen bei Fälligkeit des Abonnements eine Rechnung mit unseren Bankdaten zugesendet. Das Abonnement wird aktiviert oder bleibt aktiv. Sie haben 90 Tage Zeit uns den Betrag zu überweisen. Sollten Sie nach 90 Tagen das Geld nicht überwiesen haben, wird Ihr Account blockiert. In der Rechnungsanforderung befindet sich ein Link mit welchem Sie die Rechnung auch jederzeit mit Kreditkarte bezahlen können. 

2.2.3.4. Abonnement kündigen

Siehe 2.1.5

2.2.4. Gutscheine

Alle Infos wie Sie einen Gutschein einlösen können finden Sie hier >>

Sie können die Ansicht von APPEC persönlich gestalten. Die Daten befinden sich normalerweise in einer Tabellenansicht. Diese können Sie jedoch mit dem Klick auf  ändern auf eine Box Ansicht ändern. Diese Einstellung wird in Ihren Profileinstellungen gespeichert. Die Ansicht kann für jede Tabelle einzeln eingestellt werden.
Sie können auch einzelne Spalten entfernen, indem Sie links oben auf Filter klicken und die entsprechenden Spalten entfernen. Diese Einstellung bleibt auch gespeichert.

Sie gelangen zu Ihrem Mitarbeiter, wenn Sie sich mit Ihrem Profil bei APPEC anmelden und im Menü auf “Mitarbeiter” klicken.

2.4.1. Benutzergruppen

Die Benutzergruppen finden Sie, indem Sie auf den Menüpunkt “Mitarbeiter” und dann unten links auf “Benutzergruppen” klicken. 
Wir haben 2 Benutzergruppen “Editor” und “Visitor” vordefiniert. Diese können Sie natürlich ändern oder löschen. Es können auch eigene Benutzergruppen erstellt und individuell angepasst werden.

2.4.1.1. Benutzergruppen hinzufügen

Um eine Benutzergruppe hinzuzufügen, wechseln Sie zur Übersicht der Benutzergruppen und klicken Sie dort unten Rechts auf “Hinzufügen”. Sie können der Gruppe einen Namen geben und dann die Rechte auswählen. Geben Sie die nötigen Daten an und klicken Sie anschließend auf “Speichern”.

2.4.2. Mitarbeiter hinzufügen

Um einen Mitarbeiter anzulegen, wechseln Sie zur Übersicht der Benutzer und klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen”. Aktivieren Sie die Rechte der Ordner und Unterordner, auf die der Mitarbeiter zugreifen kann. Anschließend geben Sie dem Benutzer ein Passwort, das dieser unter seinem Profil jederzeit ändern kann. Klicken Sie auf “Speichern”.

2.4.2.1. Ordner Rechte

Es gibt drei Arten von Ordner Rechten:

 neutrale Checkbox 
Es gelten die Rechte vom übergeordneten Ordner. Sollte diese keinen übergeordneten Ordner haben, hat der Mitarbeiter keinen Zugriff auf diesen Ordner und dessen Unterordner.

 aktivierte Checkbox
Der Mitarbeiter hat Zugriff auf diesen Ordner, aber nur, wenn er einen übergeordneten Zugriff hat oder keinen übergeordneten Ordner besitzt. Sollte dieser Ordner verschoben werden behält der Mitarbeiter auch die Rechte des Ordners, aber nur, falls wenn im neuen Ordner der Übergeordnete für den Nutzer sichtbar ist. 

 deaktivierte Checkbox
Der Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf diesen Ordner und dessen Unterordner.

2.4.3. Mitarbeiter bearbeiten

Um einen Mitarbeiter zu bearbeiten, klicken Sie auf den Mitarbeiter, welchen Sie bearbeiten möchten, ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”.
Sollten einige Felder deaktiviert sein, dann liegt das daran, dass diese Felder nicht bearbeitet werden können, da dieser Mitarbeiter andere Accounts besitzt. Um eine Änderung durchzuführen, muss der Benutzer diese in seinen Profileinstellungen machen.

2.4.4. Löschen

Um einen Mitarbeiter zu löschen, markieren Sie diese Mitarbeiter in der Mitarbeiterübersicht, öffnen das Aktionsmenü und wählen “Löschen”.
Sollte dieser Mitarbeiter bereits Prüfungen angelegt haben, bleibt der Namen auf diesen bestehen.

Sie gelangen zu Ihren Kategorien, wenn Sie sich bei APPEC anmelden und im Menü auf “Kategorien” klicken.

2.5.1. Kategorie hinzufügen

Um eine Kategorie anzulegen, klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen”. Es öffnet sich ein kleines Auswahlfenster mit der Möglichkeit, Kategorien zu importieren oder eine eigene Kategorie anzulegen.

2.5.1.1. Kategorie von zentraler Datenbank importieren

Wenn Sie eine Kategorie importieren möchten klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen” und wählen Sie “Kategorie importieren”. Die Hintergrundfarbe der Oberfläche ändert sich, das bedeutet, Sie befinden sich jetzt in der zentralen Datenbank und nicht mehr auf Ihrer Datenbank.
Sie können jetzt nach Kategorien suchen und diese entweder einzeln importieren, indem Sie auf diese klicken und den Import bestätigen oder mehrere Kategorien zugleich importieren indem Sie diese auswählen und oben links auf “Importieren” klicken. Sollten Sie keine passende Kategorie in der zentralen Datenbank finden, können Sie jederzeit selbst eine eigene anlegen. Achten Sie beim Importieren auf die Sprache, die Sie eingestellt haben. Die Daten befinden sich immer in der eingestellten Sprache und werden in diese importiert. Sollte ein grünes Häkchen neben dem Bild der Kategorie angezeigt werden, wurden diese bereits importiert.

2.5.1.2. Eigene Kategorie erstellen

Wenn Sie eine Kategorie selbst erstellen möchten klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen” und wählen Sie “Eigene Kategorie anlegen”. Geben Sie einen Namen ein und versehen Sie die Kategorie mit einem Icon. Auf unserem Server können Sie ein geeignetes Icon auswählen. Sie können auch ein eigenes Icon hochladen. Beim hochgeladenen Icon muss es sich um eine SVG-Datei handeln. Das Icon sollte einfarbig, am besten in schwarz sein. Klicken Sie auf “Speichern”.

2.5.2. Kategorie bearbeiten

Um eine Kategorie zu bearbeiten, klicken Sie auf die Kategorie, welche Sie bearbeiten möchten, ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”. 
Sollte es sich hier um eine importierte Kategorie handeln, können Sie diese von der zentralen Datenbank trennen. Somit ist diese Kategorie wie eine selbst angelegte Kategorie.

2.5.3. Kategorie löschen

Um eine Kategorie zu löschen, markieren Sie diese Kategorie in der Kategorieübersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Löschen”. Sollten Sie bereits Modelle mit dieser Kategorie angelegt haben, können Sie diese Kategorie nicht löschen. Sie müssen zuerst alle Modelle dieser Kategorie löschen oder einer anderen Kategorie zuweisen. 

Sie gelangen zu Ihren Herstellern, wenn Sie sich bei APPEC anmelden und im Menü auf “Hersteller” klicken.

2.6.1. Hersteller hinzufügen

Um einen Hersteller anzulegen, klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen”. Es öffnet sich ein kleines Auswahlfenster mit der Möglichkeit, Hersteller zu importieren oder einen eigenen Hersteller anzulegen. 

2.6.1.1. Hersteller von zentraler Datenbank importieren

Wenn Sie einen Hersteller importieren möchten klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen” und wählen Sie “Hersteller importieren”. Die Hintergrundfarbe der Oberfläche ändert sich, das bedeutet, Sie befinden sich jetzt in der zentralen Datenbank und nicht mehr auf Ihrer Datenbank.
Sie können jetzt nach Herstellern suchen und diese entweder einzeln importieren, indem Sie auf diese klicken und den Import bestätigen oder mehrere Hersteller zugleich importieren indem Sie diese auswählen und oben links auf “Importieren” klicken. Sollten Sie keine passenden Hersteller in der zentralen Datenbank finden, können Sie jederzeit selbst einen eigenen anlegen. Achten Sie beim Importieren auf die Sprache, die Sie eingestellt haben. Die Daten befinden sich immer in der eingestellten Sprache und werden in diese importiert. Sollte ein grünes Häkchen neben dem Logo des Herstellers angezeigt werden, wurde dieser bereits importiert.

2.6.1.2. Eigenen Hersteller erstellen

Wenn Sie eine Hersteller selbst erstellen möchten klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen” und wählen Sie “Eigenen Hersteller anlegen”. Geben Sie einen Namen ein und versehen Sie den Hersteller mit einem Logo. Beim hochgeladenen Logo muss es sich um eine PNG-Datei oder JPG-Datei handeln. Klicken Sie auf “Speichern”.

2.6.2. Hersteller bearbeiten

Um einen Hersteller zu bearbeiten, klicken Sie auf den Hersteller, welchen Sie bearbeiten möchten, ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”. 
Sollte es sich hier um einen importierten Hersteller handeln, können Sie diesen von der zentralen Datenbank trennen. Somit ist dieser Hersteller wie ein selbst angelegter Hersteller.

2.6.3. Hersteller löschen

Um einen Hersteller zu löschen, markieren Sie diesen Hersteller in der Herstellerübersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Löschen”. Sollten Sie bereits Modelle mit diesem Hersteller angelegt haben, können Sie diesen Hersteller nicht löschen. Sie müssen zuerst alle Modelle dieses Herstellers löschen oder einem anderen Hersteller zuweisen. 

Sie gelangen zu Ihren Modellen, wenn Sie sich bei APPEC anmelden und im Menü auf “Modelle” klicken.

2.7.1. Modelle hinzufügen

Um ein Modell anzulegen, klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen”. Es öffnet sich ein kleines Auswahlfenster mit der Möglichkeit, Modelle zu importieren oder ein eigenes Modell anzulegen. 

2.7.1.1. Modelle von zentraler Datenbank importieren

Wenn Sie ein Modell importieren möchten klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen” und wählen Sie “Modell importieren”. Die Hintergrundfarbe der Oberfläche ändert sich, das bedeutet, Sie befinden sich jetzt in der zentralen Datenbank und nicht mehr auf Ihrer Datenbank.
Sie können jetzt nach Modellen suchen und diese entweder einzeln importieren, indem Sie auf diese klicken und den Import bestätigen oder mehrere Modelle zugleich importieren, indem Sie diese auswählen und oben links auf “Importieren” klicken. Sollten Sie kein passendes Modell in der zentralen Datenbank finden, können Sie jederzeit selbst ein eigenes anlegen. Achten Sie beim Importieren auf die Sprache, die Sie eingestellt haben. Die Daten befinden sich immer in der eingestellten Sprache und werden in diese importiert. Sollte ein grünes Häkchen neben dem Bild des Modells angezeigt werden, wurde dieses bereits importiert.

2.7.1.2. Eigenes Modelle erstellen

Wenn Sie ein Modell selbst erstellen möchten klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen” und wählen Sie “Eigenes Modell anlegen”. Geben Sie den Namen des Modells an und füllen Sie sämtliche Daten laut Produktbeschreibung des Herstellers aus, wie max. Nutzungsdauer, Lagerzeit, Normen usw. 
Laden Sie ein Bild des Modells hoch oder fotografieren Sie das Modell direkt mit der Kamera. Das Bild sollte nicht größer als 2MB sein. Wir empfehlen freigestellte Bilder im PNG Format in den Maßen 900x900px. 
In der Beschreibung besteht auch die Möglichkeit, mehrere Links zu hinterlegen, wie Produktbeschreibung usw. 
Bevor Sie das Modell abspeichern, sollten noch die Kontrollintervalle hinzugefügt werden. Durch die Auswahl des Buttons “Kontrollintervall hinzufügen”, haben Sie die Möglichkeit, dem Modell verschiedene Prüfungsperioden zuzuweisen. 
Geben Sie dem Kontrollintervall einen Namen und ein Intervall der Prüfung (in Jahren, Monaten, Wochen oder Tage). Zwei Prüfungsfragen werden als Beispiel von APPEC vorgegeben, diese können Sie aber jederzeit ändern. Auch weitere Prüfungsfragen können hinzugefügt oder gelöscht werden.
Durch erneutes Anklicken von "Kontrollintervall hinzufügen”, können weitere Kontrollintervalle hinzugefügt werden. Somit besteht die Möglichkeit einem Modell mehrere unterschiedliche Kontrolltermine zuzuteilen, die dann bei den Prüfungen auswählbar sind. Klicken Sie auf “Speichern”.

2.7.2. Modell bearbeiten

Um ein Modell zu bearbeiten, klicken Sie auf das Modell, das Sie bearbeiten möchten, ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”. 
Sollte es sich hier um ein importiertes Modell handeln, können Sie dieses von der zentralen Datenbank trennen. Somit ist dieses Modell wie ein selbst angelegtes Modell.

2.7.3. Modell löschen

Um ein Modell zu löschen, markieren Sie dieses Modell in der Modellübersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Löschen”. Sollten Sie bereits Artikel mit diesem Hersteller angelegt haben, können Sie dieses Modell nicht löschen. Sie müssen zuerst alle Artikel mit diesem Modell löschen oder einem anderen Modell zuweisen. 

Sie gelangen zu Ihren Ordnern, wenn Sie sich bei APPEC anmelden und im Menü auf “Artikel” klicken.

2.8.1. Ordner hinzufügen

Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen”. Es öffnet sich ein kleines Auswahlfenster, dort wählen Sie “Ordner hinzufügen”. Geben Sie einen Namen und weitere nötige Daten ein. Sie können auch ein Bild für den Ordner wählen. Beim hochgeladenen Bild muss es sich um eine PNG-Datei oder JPG-Datei handeln. Klicken Sie auf “Speichern”.

2.8.2. Ordner bearbeiten

Um einen Ordner zu bearbeiten, markieren Sie diesen Ordner in der Übersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Bearbeiten”.  Ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”.

2.8.2.1. Ordner verschieben

Um einen Ordner zu verschieben, markieren Sie diesen Ordner in der Übersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Verschieben nach”. Wählen Sie einen Ordner aus und klicken Sie auf “Ok”.

2.8.3. Ordner löschen

Um einen Ordner zu löschen, markieren Sie diesen Ordner in der Übersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Löschen”. Sollten sich Artikel in diesem Ordner befinden, kann dieser nicht gelöscht werden. Um einen Ordner zu löschen, muss der Ordner leer sein.
 

Sie gelangen zu Ihren Artikeln, wenn Sie sich mit Ihrem Profil bei APPEC anmelden und im Menü auf "Artikel" klicken. Dort können Sie durch Hilfe eines Filters, Suchleiste, QR-Code, Barcode oder NFC-Code Ihre Artikel durchsuchen. Genauere Informationen zur Suche finden Sie hier: 1.2.5 oder 1.2.6.

2.9.1. Hinzufügen

Um einen Artikel anzulegen, klicken Sie unten rechts auf “Hinzufügen”, es öffnet sich ein kleines Auswahlfenster, dort wählen Sie “Artikel hinzufügen”. Geben Sie die nötigen Daten an und klicken Sie auf “Speichern”. Wenn Sie mehere Artikel vom gleichen Modell anlegen, können Sie auf “Speichern & weiteren anlegen” klicken, dabei wird der Artikel angelegt und es werden nur die Felder “Seriennummer” und “NFC-ID / QR-Code / Barcode” gelöscht. Die restlichen Felder bleiben bestehen, somit können Sie schneller mehrere Artikel anlegen.

2.9.2. Bearbeiten, ausmustern oder momentan nicht auffindbar

Um einen Artikel zu bearbeiten, klicken Sie auf den Artikel, welchen Sie bearbeiten möchten, ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”.

Um einen Artikel auszumustern, müssen Sie eine Prüfung anlegen. Dort können Sie eine Frage negativ beantworten und abspeichern. Dabei wird nachgefragt, ob Sie den Artikel ausmustern wollen. Beantworten Sie diese Frage mit "Ja" und der Artikel wird ausgemustert.

Um einen Artikel wieder in den Dienst zu stellen, können Sie einfach die Prüfung bearbeiten (geht nur für wenige Tage) oder eine neue Prüfung erstellen. Dort wird nachgefragt, ob der Artikel wieder in Betrieb genommen werden soll. 

2.9.3. Löschen 

Um einen Artikel zu löschen, markieren Sie diesen Artikel in der Übersicht, öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen “Löschen”.  Bestätigen Sie die Löschung. Achtung, dabei werden auch alle Prüfungen mitgelöscht.

2.9.4. Filter und Suche von Artikeln und Ordnern

Damit Sie jeden Artikel, den Sie angelegt haben, auch finden, gibt es bei APPEC mehrere Möglichkeiten:

1. Suchfeld: Im Suchfeld können Sie den gewünschten Begriff eingeben und sofort finden.
2. Filter: Im Filter können Sie spezifische Einstellungen tätigen, welche für die Sitzung gespeichert bleiben. Somit werden nur jene Artikel angezeigt, welche zu den Filtereinstellungen passen.
3. NFC, QR-Code oder Barcode: Mithilfe der Scanner kann ein Artikel schnell gefunden werden. 

2.9.4.1. Filter Bezugsdatum

Das Bezugsdatum bezieht sich auf den Zustand der Artikel zur Zeit des ausgewählten Datums. So können Sie Ihre nächste Prüfung bereits im Voraus planen.

Beispiel: Wenn Sie das Datum 17.02.2023 eingeben, wird der Zustand der Artikel zu diesem Zeitpunkt angepasst.

Sie gelangen zu den Prüfungen, wenn Sie sich mit Ihrem Profil bei APPEC anmelden und im Menü auf "Prüfungen" klicken oder einen Artikel auswählen. Dort finden Sie ganz unten die bereits erstellten Prüfungen für diesen Artikel.

2.10.1. Erstellen

Um eine Prüfung abzulegen, suchen Sie einen Artikel, der zu kontrollieren ist, aus und klicken auf den Button “Prüfung hinzufügen”. Wenn dieser Artikel verschiedene Kontrollintervalle hat, erscheint ein Pop-Up Fenster, wo Sie die Prüfungen auswählen können, die Sie machen möchten. Danach erscheint ein Formular mit den Prüfungsfragen. Dieses müssen Sie ausfüllen und abspeichern.

Sollte ein Artikel nicht in Ordnung sein, können Sie eine Frage negativ beantworten und abspeichern. Dabei wird nachgefragt, ob Sie den Artikel ausmustern wollen. Um einen Artikel wieder in den Dienst zu stellen, können Sie einfach die Prüfung bearbeiten (geht nur für wenige Tage) oder eine neue Prüfung erstellen. Dort wird dann nachgefragt, ob der Artikel wieder in Betrieb genommen werden soll. 

2.10.2. Sammelprüfungen

Sie können auch eine Sammelprüfung durchführen, indem Sie einen Ordner oder mehrere Artikel auswählen und dann im Aktionsmenü auf "Prüfen" klicken. Es werden dann alle Artikel nacheinander geprüft. Sollten Sie einen Artikel nicht prüfen wollen, dann können Sie diesen einfach überspringen. Sollte ein Artikel nicht gefunden werden, können Sie diesen als “nicht Gefunden” markieren.

2.10.3. Bearbeiten

Um eine Prüfung zu bearbeiten, klicken Sie auf die Prüfung, welche Sie bearbeiten möchten, ändern Sie die nötigen Daten und klicken Sie auf “Speichern”. Dies kann man nur innerhalb von 10 Tagen nach dem Anlegen der Prüfung machen.

2.10.4. Löschen

Um eine Prüfung zu löschen, klicken Sie auf die Prüfung, welche Sie löschen möchten. Unten rechts finden Sie den Button “Löschen”, diesen wählen Sie aus. Bestätigen Sie die Löschung.

Sie können alle Daten exportieren, indem Sie einfach bei der Übersicht der Elemente (Tabelle) die Artikel auswählen, welche Sie exportieren möchten und oben links im Aktionsmenü "Exportieren" auswählen. Der Export ist als PDF, Excel, CSV oder XML Datei möglich. Mit Hilfe des Filters können Sie nun die gewünschten Elemente finden, die Sie exportieren möchten.