Mit APPEC richtig starten

Hier erklären wir, wie Sie mit APPEC richtig starten und eine gute Struktur anlegen können, damit Sie eine noch bessere Übersicht erhalten. Wir empfehlen die ersten Schritte am Computer zu machen, da hier die Oberfläche ein wenig übersichtlicher ist und man dort schneller arbeiten kann als auf mobilen Geräten.

Übersicht

1. Registrierung
2. Einstellungen einrichten
3. Modelle importieren
4. Fehlende Kategorien anlegen
5. Fehlende Hersteller anlegen
6. Fehlende Modelle anlegen
7. Ordner anlegen
8. Artikel anlegen
9. Mitarbeiter anlegen
10. Mit Prüfungen beginnen
11. Daten exportieren

1. Registrierung

Um mit der Verwendung der App zu starten, registrieren Sie sich bei APPEC. Dafür rufen Sie den Link: app.appec.it/register auf. Dort geben Sie Ihren Namen oder Firmennamen an, eine E-Mail-Adresse, auf welche Sie Zugriff haben und ein sicheres Passwort. Danach müssen Sie noch die AGB und Datenschutzbestimmungen akzeptieren.

Wenn Sie das Formular erfolgreich ausgefüllt haben, können Sie APPEC für 90 Tage kostenlos testen. Der Account muss über eine übermittelte E-Mail innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, da der Account ansonsten deaktiviert wird.

Sollten Sie APPEC abonnieren wollen, müssen Sie das innerhalb dieser 90 Tage machen.

2. Einstellungen einrichten

Zunächst wählen Sie die gewünschte Oberflächensprache aus, diese können Sie im Menü wechseln: es gibt de (Deutsch), it (Italienisch), en (englisch) und bz (Bozen, Deutsche Oberfläche - Inhalte sind zweisprachig Deutsch und Italienisch).

Hinweis: Da sich die Daten der zentralen Datenbank in der eingestellten Sprache befinden, ist es wichtig, gleich die richtige Sprache einzustellen.

Nach der erfolgreichen Anmeldung wechseln Sie im Menü zum Punkt “Einstellungen“.

Dort können Sie die Farbe der Oberfläche an Ihre Firma oder Ihre Vorlieben anpassen.

Anschließend können Sie, falls vorhanden, Ihr Logo hochladen. Wir empfehlen ein Logo im PNG Format mit den Maßen 512x512 px und nicht größer als 1MB. Das Logo für den Export wird bei den exportierten PDFs in der Kopfleiste eingefügt. Das Bild muss sich im PNG Format befinden und sollte nicht größer als 1MB sein. Wir empfehlen eine Größe von 640×154 px.

Es gibt die Funktion “Importierte Elemente können aktualisiert werden”. Wenn diese Funktion aktiv ist, können später importierte Modelle, Hersteller und Kategorien aktualisiert werden. Wir empfehlen diesen Punkt zu aktivieren, er kann später immer noch deaktiviert werden.

Danach können Sie noch den Kontrollintervall anpassen. Dieser sagt aus, wann die Artikel den gelben Zustand (Prüfung fällt an) erreichen. D. h. wenn man z. B. 90% als Kontrollintervall angibt, werden die Artikel nach 90% der verstrichenen Zeit seit der letzten Kontrolle gelb. Bei 12 Monaten wäre das ca. 1 Monat bevor die Prüfung fällig wird.

Wie bereits erwähnt, können Sie APPEC 90 Tage kostenlos testen. Wollen Sie aber APPEC dauerhaft nutzen, müssen Sie ein Paket auswählen, Ihre Rechnungsdaten in den Kontoinformationen und eine Bezahlmethode angeben.

Sie können aber auch APPEC zuerst testen, ohne es zu abonnieren.

3. Modelle importieren

Wir empfehlen beim Start die Modelle zuerst anzulegen bzw. zu importieren. Springen Sie im Menü zum Punkt “Modelle“. Hier sehen Sie alle Modelle, welche sich auf Ihrer Datenbank (weißer Hintergrund) befinden. Um weitere Modelle anzulegen, klicken Sie auf den Button “Hinzufügen”. Es öffnet sich ein kleines Auswahlfenster mit der Möglichkeit, Modelle zu importieren oder ein eigenes Modell anzulegen.

Wenn Sie auf “Modell importieren” klicken, ändert sich die Hintergrundfarbe der Oberfläche. Das bedeutet, Sie befinden sich jetzt in der zentralen Datenbank und nicht mehr auf Ihrer Datenbank.
Sie können jetzt nach Modellen suchen und diese entweder einzeln importieren, indem Sie auf diese klicken und den Import bestätigen oder mehrere Modelle zugleich importieren, indem Sie diese auswählen und oben links auf “Importieren” klicken. Achten Sie beim Importieren auf die Sprache, die Sie eingestellt haben. Die Daten befinden sich immer in der eingestellten Sprache und werden in diese importiert. Sollte ein grünes Häkchen neben dem Bild des Modells angezeigt werden, wurde dieses bereits importiert.

Hinweis: Immer wenn der Hintergrund sich ändert, befinden Sie sich in der zentralen Datenbank.

Sollten Sie kein passendes Modell in der zentralen Datenbank finden, können Sie jederzeit selbst ein eigenes anlegen, eine genauere Erklärung dazu finden Sie weiter unten.

4. Fehlende Kategorien anlegen

Nachdem Sie alle Modelle, die Sie gefunden haben, importiert haben und Falls Sie noch weitere/zusätzliche Modelle anlegen müssen, welche sich allerdings nicht in der Zentralen Datenbank befinden, gehen Sie wie folgt vor: Zuerst wechseln Sie auf den Menüpunkt “Kategorien”. Durch das Importieren von Modellen sollten sich hier bereits einige Kategorien befinden. Wenn eine Kategorie fehlt, klicken Sie wieder auf “Hinzufügen” und durchsuchen die zentrale Datenbank nach der fehlenden Kategorie. Wenn Sie diese nicht finden können, gehen Sie zur Kategorieübersicht zurück und klicken erneut auf den Button “Hinzufügen” und anschließend auf “Eigene Kategorie anlegen”. Jetzt können Sie eine neue Kategorie selbst erstellen.

5. Fehlende Hersteller anlegen

Nachdem Sie alle fehlenden Kategorien angelegt haben, wechseln Sie zum Menüpunkt “Hersteller”. Dort machen Sie dasselbe wie bei den Kategorien. Hinzufügen, Suchen, importieren. Hersteller nicht gefunden => selber anlegen.

6. Fehlende Modelle anlegen

Nachdem Sie alle fehlenden Hersteller angelegt haben, wechseln Sie zum Menüpunkt “Modelle“. Dort können Sie jetzt alle fehlenden Modelle selbst erstellen. Sie können auch importierte Modelle duplizieren oder ändern. Wenn Sie ein importiertes Modell ändern möchten, empfehlen wir, dieses zuerst von der zentralen Datenbank zu trennen. Dies können Sie machen, indem Sie unten rechts auf “DB trennen” klicken. Danach ist das Modell wie selbst angelegt und kann nicht mehr aktualisiert werden und somit werden Ihre geänderten Daten nicht überschrieben.

7. Ordner anlegen

Nachdem Sie alle Modelle erstellt oder importiert haben, wechseln Sie zum Punkt “Artikel“. Dort befinden sich später alle Artikel und Ordner, welche Sie mit Hilfe von Filter, Suchfeld, NFC-, QR- oder Barcode suchen können.

Wir empfehlen zuerst ein Ordnersystem anzulegen, mit den verschiedenen Bereichen/Firmen welche zu Ihnen passen (Fahrzeuge, persönliche Ausrüstung, Magazin, Sets, …). Sie können Ordner anlegen, indem Sie unten rechts auf “Hinzufügen” klicken und dann auf “Ordner hinzufügen”. Sie können dem Ordner noch ein Bild anhängen, um später diesen besser zu erkennen.

Je besser Sie die Struktur anlegen, desto leichter finden Sie später Ihre Artikel.

8. Artikel anlegen

Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Hinzufügen” und dann auf “Artikel hinzufügen”. Es öffnet sich wieder ein Formular. Dort geben Sie alle Daten des Artikels ein. Beim Feld “NFC-ID / QR-Code / Barcode” können Sie unten auf die Buttons “NFC Scannen” oder “Code Scannen” klicken. Je nach Gerät können Sie die Codes einlesen. Sollte das Gerät diese Funktionen nicht unterstützen, können Sie den NFC, QR-Code oder Barcode manuell eingeben. Nachdem Sie alle Daten des Artikels eingegeben haben, klicken Sie auf “Speichern”.

Hinweis: Damit Sie beim Anlegen der Artikel schneller sind, empfehlen wir gleiche oder ähnliche Artikel hintereinander anzulegen und den Button “Speichern & weitern anlegen” zu verwenden, dann wird der Artikel angelegt und es werden nur die Felder Seriennummer und NFC-ID / QR-Code / Barcode geleert.

9. Mitarbeiter anlegen

Nachdem Sie die Ordner und Artikel angelegt haben, können Sie Ihren Mitarbeitern einen Zugriff auf Ihren Account geben. Jeder Mitarbeiter kann sich später mit seinen Daten einfach bei APPEC anmelden und es nutzen.
Wir haben 2 Benutzergruppen “Editor” und “Visitor” vordefiniert. Diese können Sie natürlich ändern oder löschen. Es können auch eigene Benutzergruppen erstellt und die Rechte der Gruppe individuell angepasst werden.

Bei den Mitarbeitern kann eingestellt werden, auf welche Ordner Sie Zugriff haben.

Es gibt drei Arten von Ordner Rechten:

neutrale Checkbox
Es gelten die Rechte vom übergeordneten Ordner. Sollte diese keinen übergeordneten Ordner haben, hat der Mitarbeiter keinen Zugriff auf diesen Ordner und dessen Unterordner.

aktivierte Checkbox
Der Mitarbeiter hat Zugriff auf diesen Ordner, aber nur, wenn er auch über einen übergeordneten Zugriff verfügt oder keinen übergeordneten Ordner besitzt. Sollte dieser Ordner verschoben werden, behält der Mitarbeiter auch die Rechte des Ordners. Allerdings funktioniert das nur, wenn im neuen Ordner der Übergeordnete für den Nutzer sichtbar ist.

deaktivierte Checkbox
Der Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf diesen Ordner und dessen Unterordner.

10. Mit Prüfungen beginnen

Nach dem Vorbereiten aller Daten können Sie mit den Prüfungen beginnen. Dafür suchen Sie einen Artikel, der zu kontrollieren ist, aus und klicken auf den Button “Prüfung hinzufügen”. Wenn dieser Artikel verschiedene Kontrollintervalle hat, erscheint ein Pop-Up Fenster, in welchem Sie die Prüfungen auswählen können, die Sie machen möchten. Danach erscheint ein Formular mit den Prüfungsfragen. Dieses müssen Sie ausfüllen und abspeichern.

Sollte ein Artikel nicht in Ordnung sein, können Sie eine Frage negativ beantworten und abspeichern. Dabei wird nachgefragt, ob Sie den Artikel ausmustern wollen. Um einen Artikel wieder in den Dienst zu stellen, können Sie einfach die Prüfung bearbeiten (geht nur für wenige Tage) oder eine neue Prüfung erstellen. Dort wird dann nachgefragt, ob der Artikel wieder in Betrieb genommen werden soll.

Sie können auch eine Sammelprüfung durchführen, indem Sie einen Ordner oder mehrere Artikel auswählen und dann im Aktionsmenü auf "Prüfen" klicken. Es werden dann alle Artikel hintereinander geprüft. Sollten Sie einen Artikel nicht prüfen wollen, dann können Sie diesen einfach überspringen. Sollte ein Artikel nicht gefunden werden, können Sie diesen als “nicht Gefunden” markieren.

11. Daten exportieren

Nachdem Sie alle Prüfungen durchgeführt haben, können Sie im Menüpunkt “Prüfungen” die Prüfungen auswählen und exportieren. Wir empfehlen, diese auf einen zertifizierten Server hochzuladen.