Mit APPEC richtig starten

Hier erklären wir, wie Sie mit APPEC richtig starten und eine gute Struktur anlegen können, damit Sie eine noch bessere Übersicht erhalten. Wir empfehlen die ersten Schritte am Computer zu machen, da hier die Oberfläche ein wenig übersichtlicher ist und man dort schneller arbeiten kann als auf mobilen Geräten.

Übersicht

1. Registrierung
2. Einstellungen einrichten
3. Firmen oder Abteilungen einrichten
4. Mitarbeiter anlegen
5. Modelle importieren
6. Fehlende Kategorien anlegen
7. Fehlende Hersteller anlegen
8. Fehlende Modelle anlegen
9. Artikel anlegen
10. Mit Prüfungen beginnen
11. Daten exportieren

1. Registrierung

Als Erstes registrieren Sie sich bei APPEC. Dafür rufen Sie den Link: app.appec.it/register auf. Dort geben Sie Ihren Namen oder Firmennamen an, eine E-Mail-Adresse auf welche Sie Zugriff haben und ein sicheres Passwort. Danach müssen Sie noch die AGB und Datenschutzbestimmungen akzeptieren.

Wenn Sie das Formular erfolgreich ausgefüllt haben, bekommen Sie eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse zugesendet. Dort befindet sich ein Button “Account bestätigen”. Diesen klicken Sie an und es öffnet sich die APPEC App im Browser. Es erscheint ein grüner Balken, welcher bestätigt, dass Ihr Account erfolgreich bestätigt wurde. Jetzt können Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden.

Sie können APPEC 90 Tage, vom Tag der Registrierung an, kostenlos testen. Sollten Sie APPEC abonnieren wollen, können Sie das bereits in diesen 90 Tagen machen. Die Abrechnung findet immer erst nach den 90 Tagen statt.

register

2. Einstellungen einrichten

Zunächst wählen Sie die richtige Oberflächensprache aus, diese können Sie im Menü wechseln: es gibt de (Deutsch), it (Italienisch), en (englisch) und bz (Bozen, Deutsche Oberfläche - Inhalte sind zweisprachig Deutsch und Italienisch).

Hinweis: Da sich die Daten der zentralen Datenbank in der eingestellten Sprache befinden, ist es wichtig gleich die richtige Sprache einzustellen.

Nach der erfolgreichen Anmeldung wechseln Sie im Menü zum Punkt “Einstellungen“. 

Dort können Sie die Farbe der Oberfläche an Ihre Firma oder Ihre Vorlieben anpassen. 

Anschließend können Sie, falls vorhanden, Ihr Logo hochladen. Wir empfehlen ein Logo im PNG Format mit den Maßen 512x512 px und nicht größer als 1MB. 

Weiters gibt es die Funktion “Importierte Elemente automatisch aktualisieren”. Wenn diese Funktion aktiv ist, werden später importierte Modelle, Hersteller und Kategorien automatisch aktualisiert. Sollte der Punkt deaktiviert sein, wird, bevor ein importiertes Element aktualisiert wird, zuerst immer nachgefragt. Wir empfehlen diesen Punkt zu aktivieren, er kann später immer noch deaktiviert werden.

Danach können Sie noch den Kontrollintervall anpassen. Dieser sagt aus, wann die Artikel den gelben Zustand (Prüfung fällt an) erreichen. D. h. wenn man z. B. 90% als Kontrollintervall angibt, werden die Artikel nach 90% der verstrichenen Zeit seit der letzten Kontrolle, gelb. Bei 12 Monaten wäre das ca. 1 Monat bevor die Prüfung fällig wird.

Wie bereits erwähnt können Sie APPEC 90 Tage kostenlos testen. Wollen Sie aber APPEC dauerhaft nutzen, müssen Sie ein Paket auswählen, Ihre Rechnungsdaten in den Kontoinformationen und eine Bezahlmethode angeben. Die Abrechnung beginnt immer erst nach der Testphase. 

Wollen Sie aber erst APPEC testen, ohne es zu abbonieren, geht es wie folgt weiter.

settings

3. Firmen oder Abteilungen einrichten

Anfangs werden Firma oder Abteilungen mit deren Bereichen und Lagerorte angelegt.

Hier eine kleine Grafik, welche die Aufteilung erklärt.

Je detaillierter Sie diese Lagerorte anlegen, desto besser bleibt die Übersicht und Artikel können auch besser gefunden werden.

company

4. Mitarbeiter anlegen

Nachdem Sie die Firmen oder Abteilungen und deren Lagerorte angeben haben, können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen. Jeder Mitarbeiter kann sich später mit seinen Daten einfach bei APPEC anmelden und es nutzten.

Es gibt 3 Benutzergruppen

Admin
· Keine Einschränkungen

Editor    
· Kann Prüfungen anlegen, 14 Tage lang bearbeiten oder löschen
· Kann Artikel anlegen, bearbeiten, löschen
· Kann ein Modell importieren, anlegen, bearbeiten, löschen
· Kann Hersteller importieren, anlegen, bearbeiten, löschen
· Kann Kategorien importieren, anlegen, bearbeiten, löschen
· Kann Bereiche, anlegen, bearbeiten, löschen
· Kann Lagerorte, anlegen, bearbeiten, löschen
· Kann Exporte durchführen
 

Visitor
· Kann Prüfungen ansehen
· Kann Artikel ansehen
· Kann Exporte durchführe

Bei den beiden Benutzergruppen Editor und Visitor, kann eingestellt werden auf welche Firmen / Abteilungen Sie Zugriff haben

5. Modelle importieren

Nachdem Sie die Mitarbeiter angelegt haben, springen Sie im Menü zum Punkt “Modelle“. Hier sehen Sie alle Modelle, welche sich auf Ihrer Datenbank (weißer Hintergrund) befinden. Um weitere Modelle anzulegen, klicken Sie auf den Button “Hinzufügen”. Es öffnet sich ein Fenster mit blauem Hintergrund.

Hinweis: Immer wenn der Hintergrund der Oberfläche blau ist, befinden Sie sich in der zentralen Datenbank.

Zuerst überprüfen Sie, ob Sie die richtige Sprache ausgewählt haben. Diese Einstellung befindet sich im Menü. Wenn Sie z. B. die Modelle in Italienisch und Deutsch importieren möchten, dann wählen Sie die Sprache BZ aus.

In der zentralen Datenbank finden Sie alle Modelle, welche von den verschiedenen Firmen zur Verfügung gestellt wurden. Hier können Sie mit Hilfe der Suche verschiedene Modelle von verschiedenen Herstellern suchen. Wenn Sie ein Modell gefunden haben, klicken Sie auf dieses und kontrollieren Sie die eingegebenen Daten. Wenn es sich um das richtige Modell handelt, klicken Sie auf den Button “Importieren”. Das Modell befindet sich jetzt in Ihrer Datenbank.

Sollten Sie ein Modell nicht finden, überspringen Sie dieses, wie ein Modell selbst anlegt wird erklären wir später.

central_db

6. Fehlende Kategorien anlegen

Nachdem Sie alle Modelle, die Sie gefunden haben, importiert haben und Falls Sie noch weitere/zusätzliche Modelle anlegen müssen noch weitere anlegen müssen, welche sich allerdings nicht in der Zentralen Datenbank befinden, gehen Sie wie folgt vor: Zuerst wechseln Sie auf den Menüpunkt “Kategorien”. Durch das Importieren von Modellen sollten sich hier bereits einige Kategorien befinden. Wenn eine Kategorie fehlt, klicken Sie wieder auf “Hinzufügen” und durchsuchen Sie die zentrale Datenbank nach der fehlenden Kategorie. Wenn Sie sie nicht finden können, klicken Sie auf den Button “Selbst anlegen”. Jetzt können Sie eine neue Kategorie selbst erstellen.

addcategory

7. Fehlende Hersteller anlegen

Nachdem Sie alle fehlenden Kategorien angelegt haben, wechseln Sie zum Menüpunkt “Hersteller”. Dort machen Sie dasselbe wie bei den Kategorien. Hinzufügen, Suchen, importieren. Hersteller nicht gefunden => selber anlegen.

addmanufacturer

8. Fehlende Modelle anlegen

Nachdem Sie alle fehlenden Hersteller angelegt haben, wechseln Sie zum Menüpunkt “Modelle“. Dort machen Sie dasselbe wie bei den Hersteller: Hinzufügen, Suchen, importieren. Modell nicht gefunden => selber anlegen.

addmodel

9. Artikel anlegen

Nachdem Sie alle Modelle erstellt oder importiert haben, wechseln Sie zum Punkt “Artikel“. Dort befinden sich später alle Artikel, welche Sie mit Hilfe von Filter, Suche, NFC, QR oder Barcode suchen können. 

Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Hinzufügen”. Es öffnet sich wieder ein Formular. Dort geben Sie alle Daten des Artikels ein. Beim Feld “NFC-ID / QR-Code / Barcode” können Sie unten auf die Buttons “NFC Scannen” oder “Code Scannen” klicken. Je nach Gerät können Sie die Codes einlesen. Sollte das Gerät diese Funktionen nicht unterstützen, können Sie NFC-UID, QR-Code oder Barcode manuell eingeben. Nachdem Sie alle Daten des Artikels eingeben haben, klicken Sie auf “Speichern”. 

Hinweis: Damit Sie beim Anlegen der Artikel schneller sind, empfehlen wir gleiche oder ähnliche Artikel hintereinander anzulegen und den Button “Speichern und weitern anlegen” zu verwenden, dann wird der Artikel angelegt und es werden nur die Felder Seriennummer und NFC-ID / QR-Code / Barcode geleert.

addarticle

10. Mit Prüfungen beginnen

Nach dem Anlegen der Artikel können Sie mit den Prüfungen beginnen. Dafür suchen Sie einen Artikel, der zu kontrollieren ist, aus und klicken auf den Button “Prüfung hinzufügen”. Es erscheint ein Formular mit den Prüfungsfragen. Dieses müssen Sie ausfüllen und abspeichern.

Sollte ein Artikel nicht in Ordnung sein, können Sie einfach eine Frage negativ ausfüllen und abspeichern. Dabei wird nachgefragt ob Sie den Artikel ausmustern wollen. Durch das Ausmustern wird der Artikel in das Archiv “Artikel außer Dienst” verschoben. Sie finden diesen Artikel, indem Sie in den Filtereinstellungen das dementsprechende Feld aktivieren.

addtest

11. Daten exportieren

Nachdem Sie alle Prüfungen durchgeführt haben, können Sie im Menüpunkt “Exportieren” die Prüfungen in eine PDF exportieren und diese eventuell auf einen zertifizierten Server hochladen.

export