Iniziare correttamente con l'APPEC

Qui vi spieghiamo come iniziare correttamente l'APPEC e come creare una buona struttura per darvi una visione d'insieme ancora migliore. Si consiglia di fare i primi passi sul computer, perché l'interfaccia utente è un po' più chiara qui e si può lavorare più velocemente che sui dispositivi mobili.

1. Registrazione
2. Configurare le impostazioni
3. Importazione dei modelli
4. Crea le categorie mancanti
5. Creare i produttori mancanti
6. Creare i modelli mancanti
7. Creare delle cartelle
8. Creare i articoli
9. Creare collaboratori
10. Inizia con le verifiche
11. Esportare i dati

1. Registrazione

La prima cosa da fare è iscriversi all'APPEC. Per questo si accede al link: app.appec.it/register. Qui si inserisce il proprio nome o la ragione sociale, un indirizzo e-mail al quale si ha accesso e una password sicura. In seguito dovrete accettare i termini e le condizioni e l'informativa sulla privacy.

Se avete completato con successo il modulo, potete testare APPEC gratuitamente per 90 giorni. L'account deve essere confermato tramite un'e-mail trasmessa entro 7 giorni, altrimenti verrà disattivato.

Se si decide di abbonarsi ad APPEC, è necessario farlo entro questi 90 giorni, altrimenti la versione di prova verrà cancellata.

2. Configurare le impostazioni

Prima di tutto si sceglie la lingua dell'interfaccia giusta, è possibile modificarla nel menu: ci sono de (tedesco), it (italiano), en (inglese) e bz (Bolzano, interfaccia tedesca - i contenuti sono bilingue tedesco e italiano).

Nota: poiché i dati della banca dati centrale sono nella lingua impostata, è importante impostare immediatamente la lingua corretta.

Dopo aver effettuato con successo il login, passare alla voce di menu “Impostazioni“.

Qui è possibile regolare il colore della superficie in base alla propria azienda o alle proprie preferenze.

Potete poi caricare il vostro logo, se disponibile. Si consiglia un logo in formato PNG con le dimensioni 512x512 px e non più grande di 1MB. Il logo dedicato all'esportazione viene inserito nell'intestazione dei PDF prodotti. L'immagine deve essere in formato PNG e non deve essere più grande di 1MB. Si consiglia una dimensione di 640×154 px.

Inoltre, c'è la funzione “Gli elementi importati possono essere aggiornati“. Se questa funzione è attiva, i modelli, i produttori e le categorie importati possono essere aggiornati successivamente. Si consiglia di attivare questa voce, che può sempre essere disattivata in seguito.

È quindi possibile regolare l'intervallo di controllo. Questo vi dice quando gli articoli raggiungono lo stato giallo (l'ispezione è dovuta). Ciò significa, ad esempio, che se si inserisce il 90% come intervallo di controllo, gli articoli diventeranno gialli dopo il 90% del tempo trascorso dall'ultimo controllo. Su un periodo di 12 mesi, questo si verifica circa 1 mese prima della scadenza dell'ispezione.

Come già detto, è possibile testare l'APPEC per 90 giorni gratuitamente. Ma se volete usare APPEC in modo permanente, dovete selezionare un pacchetto, inserire i vostri dati di fatturazione nelle informazioni del conto e un metodo di pagamento. La fatturazione inizia sempre dopo la fase di test.

Tuttavia, è possibile testare APPEC anche senza abbonarsi.

3. Importazione dei modelli

All'inizio si consiglia di creare o importare i modelli. Nel menu, passare alla voce "Modelli". Qui si possono vedere tutti i modelli del suo database (sfondo bianco). Per creare altri modelli, fare clic sul pulsante "Aggiungi". Si apre una piccola finestra di selezione con la possibilità di importare modelli o di crearne uno proprio.

Quando si fa clic su "Importa modello", il colore di sfondo dell'interfaccia cambia, il che significa che ci si trova nel database centrale e non più nel proprio database. Nella banca dati centrale troverete tutti i modelli che sono stati forniti dalle diverse aziende.
È ora possibile ricercare i modelli e importarli singolarmente facendo clic su di essi e confermando l'importazione, oppure importare più modelli contemporaneamente selezionandoli e facendo clic su "Importa" in alto a sinistra. Durante l'importazione, prestare attenzione alla lingua impostata. I dati sono sempre nella lingua impostata e vengono importati in questa lingua. Se accanto all'immagine del modello compare un segno di spunta verde, significa che è già stato importato..

Nota: se lo sfondo è colorato, ci si trova nel database centrale.

Se non si riesce a trovare un modello compatibile nel database centrale, è sempre possibile crearne uno proprio, come spiegato di seguito.

4. Crea le categorie mancanti

Dopo aver importato tutti i modelli che avete trovato, e se avete bisogno di creare altri modelli che non sono nel database centrale, procedete come segue: per prima cosa passate alla voce di menu “Categorie“. Per via dell'importazione di modelli ci dovrebbero già essere alcune categorie qui. Se manca una categoria, cliccate di nuovo su “Aggiungi“ e cercate la categoria mancante nella banca dati centrale. Se non riuscite a trovarlo, cliccate sul pulsante “Crea tu stesso“. Ora è possibile creare una propria nuova categoria.

5. Creare i produttori mancanti

Dopo aver creato tutte le categorie mancanti, passare alla voce di menu “Produttore“. Lì si fa come con le categorie: aggiungi, cerca, importa. Produttore non trovato => crea il tuo.

6. Creare i modelli mancanti

Dopo aver creato tutti i produttori mancanti, passare alla voce di menu "Modelli". A questo punto è possibile creare personalmente tutti i modelli mancanti. È anche possibile duplicare o modificare i modelli importati. Se si desidera modificare un modello importato, si consiglia di disconnetterlo prima dal database centrale. È possibile farlo facendo clic su "Disconnetti DB" in basso a sinistra. In seguito, il modello viene creato come se esistesse da solo e non può più essere aggiornato, quindi i dati modificati non verranno sovrascritti.

7. Creare delle cartelle

Dopo aver creato o importato tutti i modelli, andare alla voce "Articoli". Qui si trovano tutti gli articoli e le cartelle, che possono essere ricercati utilizzando il filtro, il campo di ricerca, l'NFC, il QR o il codice a barre.

Vi consigliamo di creare prima un sistema di cartelle con le diverse aree/aziende che vi interessano (Veicoli, Attrezzature personali, Magazzini, Kit, ...). È possibile creare cartelle facendo clic su "Aggiungi" in basso a destra e poi su "Aggiungi cartella". È possibile collegare un'immagine alla cartella per renderla più facilmente distinguibile in seguito.

Più la struttura è ben strutturata, più sarà facile trovare i vostri articoli in seguito.

8. Creare i articoli

Per aggiungere un articolo, fare clic sul pulsante "Aggiungiare" e poi su "Aggiungi articolo". Si apre nuovamente un modulo. Nel campo “NFC-ID / QR-Code / Barcode“ potete cliccare sui pulsanti “NFC Scan“ o “Code Scan“ qui sotto. A seconda dell'apparecchio è possibile leggere i codici. Se il dispositivo non supporta queste funzioni, è possibile inserire manualmente NFC-UID, QR-Code o Barcode. Dopo aver inserito tutti i dati della voce, cliccate su “Salva“.

Nota: per velocizzare la compilazione degli articoli, si consiglia di generare articoli uguali o simili uno dopo l'altro e di utilizzare il pulsante "Salva e crea successivo"; in questo modo l'articolo verrà creato e verranno cancellati solo i campi relativi al numero di serie e all'ID NFC / codice QR / codice a barre.

9. Creare collaboratori

Dopo aver creato le cartelle e gli articoli, potete dare ai vostri collaboratori l'accesso al vostro account. In seguito, ogni membro del personale può semplicemente accedere ad APPEC con i propri dati di accesso e utilizzarlo.
Abbiamo predefinito 2 gruppi di utenti "Editor" e "Visitor". Naturalmente è possibile modificarli o eliminarli. È anche possibile creare nuovi gruppi di utenti e impostare i diritti dei singoli gruppi.

I diritti delle cartelle possono essere stabiliti per i collaboratori

I diritti di cartella sono di tre tipi:

Casella di controllo - neutrale
Si applicano i diritti della cartella principale. Se questa cartella non ha una cartella principale, il collaboratore non ha accesso a questa cartella e alle sue sottocartelle.

Casella di controllo - attivata
Il collaboratore ha accesso a questa cartella, ma solo se ha un accesso anche per la cartella superiore o se non ha una cartella superiore. Se questa cartella viene spostata, il collaboratore mantiene anche i diritti della cartella, ma solo se la cartella superiore è visibile all'utente nella nuova cartella.

Casella di controllo - disattivata
Il collaboratore non ha accesso a questa cartella e alle sue sottocartelle.

10. Inizia con le verifiche

Dopo aver impostato tutti i dati, si può iniziare con i controlli. A tal fine, selezionare un elemento da controllare e fare clic sul pulsante verde "Aggiungi verifica". Se questo elemento ha diversi intervalli di ispezione, viene visualizzata una finestra a comparsa in cui è possibile selezionare le ispezioni da eseguire. A questo punto apparirà un modulo con le domande d'esame. È necessario compilarlo e salvarlo.

Se un articolo non è in ordine, dovete rispondere negativamente a una domanda e salvarla. Vi verrà chiesto se volete scartare l'articolo. Per rimettere in servizio un articolo, è sufficiente modificare la verifica (funziona solo per pochi giorni) o creare una nuova verifica e verrà chiesto se si desidera rimettere in servizio l'articolo.

È anche possibile eseguire un verifica collettiva selezionando una cartella o più elementi e facendo clic su "Verifiche" nel menu delle azioni. Tutti gli articoli saranno poi controllati uno dopo l'altro. Se non si desidera controllare una voce, è sufficiente saltarla. Se un articolo non viene trovato, è possibile contrassegnarlo come "non trovato".

11. Esportare i dati

Dopo aver eseguito tutti gli esami, è possibile selezionarli ed esportarli nella voce di menu "Verifiche". Si consiglia di caricarli su un server certificato.